Sie organisieren für die Unternehmen anderer. Höchste Zeit für Ihr eigenes.
Dienstleistungsunternehmen bieten für Kunden oft alles aus einer Hand – in Form von Projekten, Aufträgen, Einsätzen oder Mandaten. Sie sind die Stelle, an der alles zusammenläuft. Im eigenen Haus liegen Kapazitäten, Aufträge und Abrechnungen dagegen verteilt über mehrere Systeme.
agenic schafft eine gemeinsame Datenbasis. Ihre Fachsoftware bleibt, wo sie ist.
Mandate, Aufträge, Einsätze oder Projekte: Dienstleistungsunternehmen haben für ihre Kunden stets den Überblick. Intern hingegen ist das häufig eine Herausforderung mit Folgen.
Solange Aufwände, Stunden und Kosten getrennt vorliegen, zeigt sich die tatsächliche Marge erst bei der Abrechnung. Gegensteuern ist dann kaum noch möglich. Der Deckungsbeitrag eines Mandats, Auftrags oder Projekts sollte jedoch bereits während der Laufzeit sichtbar sein.
Angebot, Ressourcenplanung, Leistungserfassung und Rechnung entstehen häufig in unterschiedlichen Systemen. Informationen werden mehrfach erfasst, Übergaben gehen verloren, und niemand sieht Status und Wirtschaftlichkeit eines Projekts zusammen.
Abrechenbare Zeit ist für Dienstleister das eigentliche Produkt. Fehlt der Überblick über Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Forecast, entstehen gleichzeitig Überlastung an der einen und Leerlauf an der anderen Stelle. Beides kostet Marge.
Fast jedes Dienstleistungsunternehmen setzt auf eine spezialisierte Fachsoftware: DATEV in der Steuerberatung, Kanzleisoftware in der Rechtsberatung, ein Bewerbermanagementsystem in der Personaldienstleistung, Zeiterfassungs- und Projektwerkzeuge in der Beratung. Zusätzlich entstehen häufig Excel-Dateien und andere Hilfslösungen für einzelne Aufgaben. Und jede von ihnen bringt zusätzlichen Pflegeaufwand und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Dienstleister arbeiten mit den sensibelsten Informationen ihrer Kunden. In der Rechts- und Steuerberatung kommt die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht hinzu, in der Personaldienstleistung der Schutz von Kandidatendaten. Je mehr Tabellen und Einzellösungen daneben entstehen, desto schwerer wird es nachzuvollziehen, wer worauf Zugriff hat.
Stundensätze, Pauschalen, Gebührenordnungen, Retainer und erfolgsabhängige Provisionen laufen häufig parallel. Werden bereits erbrachte Leistungen nicht laufend erfasst, verzögert sich die Rechnungsstellung. Dann kann zu späteren Zahlungseingängen und Liquiditätsengpässen führen.
Mit mehr Aufträgen und Mitarbeitenden stoßen historisch entstandene Prozesse an ihre Grenzen. Was mit fünf Fachkräften funktioniert hat, wird bei fünfzig zum Engpass. Gleichzeitig sind qualifizierte Fachkräfte knapp: Wer sie mit Doppelerfassung, manueller Zeiterfassung und Reporting bindet, verschenkt genau die Zeit, die abrechenbar wäre.
Daten und Informationen sind meist vorhanden, meist jedoch über verschiedene Systeme und Abteilungen verteilt.
Digitalisierung bei Dienstleistern gelingt, wenn Angebot, Ressourcen, Leistungserfassung, Finanzen und Reporting zusammenspielen. Wir bündeln die Expertise von Inway Systems und Objektkultur in Microsoft-Technologie, Integration und individuelle Entwicklung. Damit Sie Mandate, Aufträge, Einsätze und Projekte durchgängig steuern können.
„Vorhandene Systeme leisten häufig gute Arbeit. Die Herausforderung liegt eher darin, sie sauber miteinander zu verknüpfen.“
KI-Agenten analysieren Informationen, verfolgen Ziele und übernehmen eigenständig Aufgaben innerhalb von Geschäftsprozessen. In Microsoft Dynamics 365 sind sie bereits eingebettet, für andere Lösungen werden sie individuell bereitgestellt. Für Dienstleistungsunternehmen liegt der Nutzen vor allem darin, den manuellen Aufwand zu reduzieren und mehr Zeit für abrechenbare Leistungen zu gewinnen.
KI-Agenten im Finanzbereich lesen eingehende Belege aus, ordnen sie dem richtigen Kreditor zu und legen eine fertige Buchung zur Freigabe an. In Dienstleistungsunternehmen sind das die Rechnungen von Freiberuflern, Subunternehmen, Sachverständigen oder Partnerunternehmen. Ihr Team prüft und gibt frei.
KI-Agenten im Vertrieb recherchieren eingehende Anfragen, priorisieren sie und bereiten die Kundenansprache vor. Ob Projektanfrage, Mandatsanfrage, Ausschreibung oder offene Vakanz: Die Bewertung passiert, bevor Vertrieb und Fachbereich Kapazität investieren.
KI-Agenten im Kundenservice erfassen eingehende Anfragen aus E-Mail und Chat, erkennen das Anliegen und legen automatisch kategorisierte Vorgänge mit relevanten Angaben an. Ob Mandantenanfrage, Kandidatenrückmeldung oder Serviceauftrag: Ihr Team erhält vorbereitete Fälle und kann direkt mit der Bearbeitung starten.
Ob ein Agent wirklich Mehrwert bietet, hängt stark davon ab, wie gut er in bestehende Abläufe eingebunden ist. Wir integrieren ihn an der Stelle, wo täglich mit Daten, Aufträgen und Prozessen gearbeitet wird.
Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisiert. Fachkräfte konzentrieren sich auf Mandanten, Kunden und Projekte.
Für individuelle Anforderungen entwickeln wir Agenten, die zu den vorhandenen Prozessen und Systemen passen – beispielsweise für die Leistungserfassung, die Disposition oder die Kommunikation mit Mandanten, Kandidaten und Auftraggebern.
Einzelne Agenten können bereits entlasten. Besonders wirksam werden sie, indem sie in eine gewachsene Systemlandschaft eingefügt werden, in der DATEV, Kanzleisoftware oder Bewerbermanagement bereits die führenden Systeme sind.
Wirklicher Nutzen eines Agenten entsteht durch Zugriff auf die richtigen Daten und Prozesse.
Jede Ausgangssituation ist anders. Deshalb verbinden wir Microsoft-Standard, Ihre bestehende Fachsoftware und individuelle Entwicklung so, dass Auftragssteuerung, Ressourcen und Finanzen auf einer Datenbasis zusammenlaufen.
Ihre bestehenden Systeme – etwa für Kanzleimanagement, Bewerbungen, Zeiterfassung, Disposition und Projektarbeit – bleiben erhalten. Wir verbinden sie mit Finanzlösungen, CRM und KI. So nutzen Sie spezialisierte Software weiter, die Sie aus fachlichen oder berufsrechtlichen Gründen benötigen. Vorgefertigte Konnektoren, etwa die Anbindung von DATEV an Microsoft Dynamics 365, erleichtern den Datenaustausch.
Als ERP- und CRM-Lösung unterstützt Microsoft Dynamics 365 Dienstleistungsunternehmen bei der Auftrags- und Projektsteuerung sowie in Vertrieb, Finanzen und Kundenservice. Mit Microsoft Azure und Microsoft Fabric führen wir Daten aus Fachanwendungen, Zeiterfassung und Finanzsystemen zusammen. So können Sie Auslastung, Prognosen und Ergebnisse je Auftrag laufend auswerten – nicht erst zum Monatsende.
Dienstleister haben spezifische Anforderungen, die über Standardfunktionen hinausgehen – etwa bei Mandanten-, Kunden- und Kandidatenportalen, der Leistungserfassung, im Self-Service oder in der Disposition. Wir entwickeln passende Erweiterungen und integrieren Sie in Ihre bestehende IT-Landschaft.
Bei Mandaten und Projekten stehen Auftragssteuerung, Ressourcenplanung und die Abrechnung nach unterschiedlichen Honorarmodellen im Mittelpunkt. Bei Einsätzen vor Ort zählen standortübergreifende Disposition, mobile Leistungserfassung und die Zuordnung zu Objekten und Verträgen. Beide Arbeitsweisen brauchen eine durchgängige Steuerung – mit Funktionen, die zu den jeweiligen Abläufen passen.
Mandanten-, Kunden- und Kandidatendaten verlangen mehr als ein Berechtigungskonzept am Ende des Projekts. Drei Fragen klären wir vorab:
Meist arbeiten wir mit Microsoft Dynamics 365, Microsoft Azure und Microsoft Fabric. Im Mittelpunkt steht für uns jedoch immer der Prozess selbst. Die passende Technologie ergibt sich daraus.
Auftrags- und Projektcontrolling · Ressourcen- und Einsatzplanung · Leistungserfassung · Abrechnung über verschiedene Honorarmodelle
Anfragen- und Opportunity-Steuerung · CRM · Vorschau
Ablösung von Excel- und Insellösungen · Integration bestehender Fachsoftware · Datenplattform & Reporting
Mandanten-, Kunden- und Kandidatenportale · Self-Service · Fachanwendungen
Ob Beratung, Kanzlei, Planungsbüro oder Personaldienstleister: Die Ausgangslage ähnelt sich. Das folgende Beispiel steht für eine Aufgabenstellung, die vielen Dienstleistungsunternehmen vertraut ist.
Ein wachsendes Unternehmen mit Abo- und Projektgeschäft rechnete zunächst mit Word und Excel ab. In Business Central entstand daraus eine durchgängige Prozesswelt: eine Aboverwaltung mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen, ein Projektmodul für Leistungen, die nach Projektabschluss ins Abo übergehen, und ein Reporting mit DATEV-Abgleich. Die monatliche Rechnungsstellung, früher aufwendig, erledigt heute eine Person in unter zwei Stunden.
Wir zeigen nur, was wir belegen können. Microsoft Solutions Partner: Inway Systems & Objektkultur.
Ein ERP-System unterstützt zentrale Unternehmensprozesse wie Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Finanzen. Professional Services Automation (PSA) erweitert diese Funktionen um projektbezogene Prozesse wie Ressourcenplanung, Leistungserfassung, Projektcontrolling, Forecasting und Projektabrechnung. Dienstleistungsunternehmen nutzen PSA-Lösungen, wenn Transparenz über Auslastung, Projektergebnis und Wirtschaftlichkeit eine zentrale Rolle spielt.
Nein. DATEV, Kanzleisoftware, Bewerbermanagement- oder Zeiterfassungssysteme bleiben in aller Regel bestehen und werden über eine Integrationsschicht mit Finanzen, CRM und KI verbunden. In vielen Unternehmen entstehen die größten Aufwände neben der Fachsoftware, nämlich in Excel-Listen, manuellen Übergaben und mehrfach gepflegten Informationen zwischen den Systemen.
Dienstleistungsunternehmen arbeiten häufig mit sensiblen Mandanten-, Kunden- oder Kandidatendaten. Deshalb wird für jeden Anwendungsfall festgelegt, auf welche Informationen ein Agent zugreifen darf. Zugriffe, Freigaben und Entscheidungen bleiben dokumentiert. Datenschutzanforderungen und berufsrechtliche Vorgaben werden dabei von Anfang an berücksichtigt.
Wir starten in einem klar abgegrenzten Bereich, beispielsweise in der Ressourcenplanung, Einsatzplanung oder Abrechnung. Bestehende Fachsoftware bleibt zunächst im Einsatz und wird angebunden. Neue Funktionen kommen schrittweise hinzu, sodass Veränderungen kontrollierbar bleiben und der laufende Betrieb nicht beeinträchtigt wird.
Heute eignen sich vor allem Prozesse mit hohem Anteil an manueller Prüfung, Recherche oder Datenerfassung. Dazu zählen beispielsweise Angebots- und Anfragenqualifizierung, Rechnungsverarbeitung, Kontenabgleich oder Aufgaben im Kundenservice. Welche Prozesse sich konkret für KI-Agenten eignen, hängt von den vorhandenen Systemen, Datenquellen und Arbeitsabläufen ab.
Ja. Der Schwerpunkt verschiebt sich jedoch. Wenn Leistungen direkt beim Kunden erbracht werden, werden Themen wie Disposition, mobile Leistungserfassung, Einsatzplanung und Objektbezug wichtiger. Ziel bleibt es, Auslastung, Wirtschaftlichkeit und Abrechnung über alle Einsätze hinweg transparent steuern zu können.
Ob KI-Agenten, Individualsoftware, moderne Geschäftsanwendungen oder die Integration bestehender Fachsoftware – im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Ausgangslage an: welche Systeme heute führen, wo Informationen doppelt entstehen und welcher Schritt den schnellsten sichtbaren Nutzen bringt.
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