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KI-Agenten für Finanzprozesse

Finanzprozesse, die vorausdenken

Die Welt der Finanzen ist groß und die Prozesse sind vielfältig. Eingangsrechnungen buchen, Spesen freigeben, Konten abstimmen und Auswertungen erstellen. Für all diese Aufgaben müssen Mitarbeitende Informationen zusammensuchen, zuordnen, abgleichen, nachhaken – und vieles davon erfolgt noch immer manuell. KI-Agenten bereiten diese Vorgänge vor.

Kostenlose Agenten-Beratung

KI-Agenten bereiten Vorgänge vor.

Finanzteams sparen Zeit und behalten Kontrolle.

Herausforderungen

Finanzprozesse scheitern selten an fehlenden Daten

Die Zahlen liegen in den meisten Finanzabteilungen verlässlich vor. Schwieriger ist hier, dass sich Informationen über Postfächer, Belege, Nebenbücher und Vorsysteme verteilen. Zum Monatsende, dem laufenden Abschluss oder gegen eine andere Frist müssen diese dann mühsam – oft sogar manuell – zusammengetragen und eingeordnet werden. Und was am Ende gebucht wird, muss sich später noch begründen lassen.

Standardfälle durchlaufen die Finanzprozesse oft reibungslos. Die meiste Zeit binden die Ausnahmen:

Daten sind vorhanden. Aufwand entsteht dadurch, sie an die richtige Stelle zu bringen.

Mehrwert

Wo KI-Agenten im Finanzbereich echten Mehrwert schaffen

KI-Agenten spielen hier ihre volle Stärke aus: in einzelnen Prozessen. Vier Beispiele aus dem Finanzalltag zeigen, wo sie heute schon konkret entlasten und an welcher Stelle die Verantwortung beim Team bleibt.

Eingangsrechnungen: Vom Postfach zum geprüften Vorgang

Spesen und Auslagen: Belege schneller erfassen und regelkonform vorbereiten

Warum der Monatsabschluss nicht erst am Monatsende beginnen sollte

Finanzanalyse: Auffälligkeiten erkennen und Entscheidungen vorbereiten

Lieferantenrechnungen gehen über unterschiedliche Kanäle und uneinheitliche Formate ein. Am Ende müssen sie trotzdem dem richtigen Lieferanten, der passenden Bestellung und dem richtigen Konto zugeordnet werden.

Ein Agent kann eingehende Rechnungen erkennen, die Inhalte auslesen, den Lieferanten zuordnen und daraus einen Rechnungsentwurf zur Prüfung vorbereiten.

Für das Finanzteam heißt das weniger manuelle Vorarbeit und einen deutlich schnelleren Start in den Kreditorenprozess. Freigegeben wird weiterhin vom Menschen.

Spesen wirken wie eine Kleinigkeit, werden im Alltag aber schnell aufwendig.

Belege fehlen
Angaben sind unvollständig
Kategorien müssen geprüft werden
Ausgaben müssen für die Genehmigung vorbereitet werden

KI-Agenten, die direkt im ERP-System integriert sind, können solche Daten auslesen, sie einer Kategorie zuordnen und die einzelnen Positionen zu einer Spesenabrechnung zusammenfassen.

Aus losen Belegen werden so strukturierte Vorgänge. Mitarbeitende reichen ihre Ausgaben leichter ein, während Regeln und Abläufe im System hinterlegt bleiben.

Die Kontenabstimmung gehört zu den heiklen Themen im Finance-Bereich, weil Fehler häufig erst spät auffallen. Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Bank und Steuern müssen am Ende zusammenpassen. Wird eine Abweichung erst zum Periodenende sichtbar, entsteht der Druck genau dann, wenn ohnehin wenig Zeit bleibt.

KI-Agenten sind ein bedeutender Schritt hin zu einem kontinuierlichen Abschluss. Sie erkennen Ausnahmen frühzeitig, schlagen passende Maßnahmen vor und protokollieren jeden Schritt mit, sodass die Bearbeitung nachvollziehbar bleibt.

Die Abstimmung wird dadurch weniger reaktiv und Ausnahmen lassen sich früher bewerten.

Ein Finanzteam muss nicht nur korrekt buchen. Es soll Abweichungen erklären, Risiken früh erkennen und eine belastbare Grundlage für Entscheidungen liefern. Die Auswertungen hierfür müssen meist noch manuell erstellt werden.

Agenten integrieren Finanzdaten in die Lösungen, mit denen Ihre Mitarbeitenden ohnehin arbeiten.

Damit unterstützen sie Abstimmungen, erstellen zugehörige Berichte und weisen auf Auffälligkeiten hin. Bestenfalls direkt mit einem Vorschlag, wie sich konkrete Abweichungen behandeln lassen.

So arbeiten Agenten, ERP und Finanzteam zusammen

Im Finanzbereich unterstützen Agenten Ihre Mitarbeitenden: Sie übernehmen vorbereitende Arbeiten und greifen dafür auf die Daten und Regeln Ihres ERP-Systems zu. Entscheidungen und Freigaben bleiben beim Menschen.

Prozess	Aufgaben des Agenten	Rolle des ERP-Systems	Verantwortung des Finanzteams
Eingangsrechnung	Rechnungen erkennen, Inhalte auslesen, Entwürfe vorbereiten	Lieferant, Bestellung, Zahlungsbedingungen, Kontierung	Freigabe und unklare Zuordnungen
Spesen	Belege erfassen, Daten extrahieren, kategorisieren, zur Abrechnung bündeln	Regeln, Buchungslogik, Berechtigungen	Genehmigung und Sonderfälle
Kontenabstimmung	Abweichungen erkennen, Maßnahmen vorschlagen, Schritte protokollieren	Haupt- und Nebenbücher, Salden	Bewertung der Ausnahme
Finanzanalyse	Auffälligkeiten erkennen, Berichte erstellen, Umgang vorschlagen	Finanzdaten, Berichtsstrukturen	Interpretation und Entscheidung

Wo im Prozess bringt ein Agent bei Ihnen den größten Nutzen?

Wir schauen uns einen Ihrer Finanzprozesse an und zeigen, was ein Agent dort konkret übernehmen könnte.

Finance-Prozess analysieren lassen

Intelligente Finanzprozesse

Vom einzelnen Agenten zum intelligenten Finanzprozess

Ein Agent für Rechnungen, ein Tool für Spesen, ein ERP-System für die Buchung. Jedes Element für sich ist nützlich, ergibt zusammen aber noch keinen durchgängigen Finanzprozess.

Wenn Agenten, Automatisierung und ERP zusammenarbeiten

Der Mehrwert entsteht erst, wenn Daten, Regeln, Freigaben und Zuständigkeiten ineinandergreifen. Ein typischer Ablauf als Beispiel:

Eine Lieferantenrechnung geht ein
Der Agent liest die Inhalte aus und bereitet den Vorgang vor
Das ERP liefert Lieferant, Bestellung, Zahlungsbedingungen und Kontierung
Der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang zeigt, ob alles zusammenpasst
Bei sauberen Fällen stößt eine Automatisierung Freigabe und Zahlung an
Die Mitarbeitenden in Ihrer Finanzabteilung entscheiden über Ausnahmen und behalten die Kontrolle

Technologien

Moderne Finanzprozesse entstehen im Zusammenspiel mehrerer Technologien

Einzelne Werkzeuge tragen einen modernen Finanzprozess nicht alleine. ERP, Automatisierung und KI-Agenten haben darin jeweils eine eigene Aufgabe.

ERP als verlässliche Daten- und Prozessbasis

Den Unterbau bildet das ERP-System wie beispielsweise Microsoft Dynamics 365. Hier liegen die Stammdaten, die Belege und die Buchungslogik, dazu die Workflows und Berechtigungen, an denen sich alles Weitere orientiert. Erst diese saubere Grundlage macht Automatisierung und Agenten überhaupt verlässlich, weil sie auf geprüfte Daten und klare Regeln zugreifen.

Automatisierung für wiederkehrende Routinen

Für Abläufe, die sich zuverlässig wiederholen, braucht es keine KI. Hier übernimmt klassische Automatisierung die Routine und arbeitet feste Schritte schnell und fehlerarm ab. Sie bleibt der stabilste Weg überall dort, wo die Regeln eindeutig sind.

KI-Agenten für Analyse und Entscheidungen

Interessant wird es jenseits der klaren Regel. KI-Agenten bereiten Vorgänge vor, analysieren Ausnahmen und führen Informationen aus verschiedenen Quellen zu einem Handlungsvorschlag zusammen. Und sie holen den Menschen genau dann dazu, wenn eine Entscheidung ansteht.

Bank Automation Suite für banknahe Prozesse

Manche Aufgaben im Finance-Bereich eignen sich weniger für KI-Agenten. Banknahe Abläufe rund um Zahlungsinformationen und den Zahlungsverkehr profitieren eher von spezialisierter Automatisierung.

Ein Beispiel aus der Praxis ist die Bank Automation Suite für Microsoft Dynamics 365 Finance. Sie verarbeitet Kontoauszüge und Zahlungsdaten automatisiert, gleicht sie mit den offenen Posten ab und bereitet die Buchungen im ERP vor.

So entsteht Prozess für Prozess ein Finanzbereich, in dem ERP, Automatisierung und Agenten jeweils das übernehmen, wozu sie am besten passen.

Microsoft-Agenten

Welche Microsoft-Agenten Finanzprozesse bereits unterstützen

Für Microsoft Dynamics 365 und Business Central gibt es einige Agenten, die bereits fest in die beiden ERP-Lösungen integriert sind. Ein kurzer Überblick, was sie heute übernehmen.

Dynamics 365 Business Central · allgemein verfügbar

Payables Agent für die Kreditorenbuchhaltung

Erkennt eingehende Lieferantenrechnungen,
liest sie aus und
legt einen Rechnungsentwurf zur Prüfung an.

Dynamics 365 Finance · Production-ready Preview

Account Reconciliation Agent für Kontenabstimmung

Erkennt Ausnahmen in der Abstimmung,
schlägt Maßnahmen vor und
macht den Prozess transparenter.

Dynamics 365 Business Central · Production-ready Preview

Expense Agent für Spesen und Auslagen

Erfasst Belege,
extrahiert die Daten,
ordnet Ausgaben zu und
bereitet die Spesenabrechnung vor.

Microsoft 365 Copilot · allgemein verfügbar

Finance Agent für Analyse und Entscheidungen

Bringt Finanzdaten nach Excel, Outlook und Microsoft 365 Copilot,
unterstützt Abstimmungen und
bereitet Auswertungen vor.

Microsoft liefert die Technologie, den fertigen Agenten. Ob er in Ihrem Unternehmen wirklich trägt, hängt davon ab, wie er an Ihre Systeme, Ihre Freigaberegeln und Ihre Prozesse angebunden wird. Das ist der Punkt, an dem agenic ansetzt.

Welcher Agent passt zu Ihren Prozessen?

Wir ordnen die verfügbaren Agenten in Ihre Systemlandschaft ein und sagen, was sich davon heute lohnt.

Agenten-Beratung vereinbaren

Standard oder individuell

Wann Standard-Agenten ausreichen und wann individuelle Finance-Agenten sinnvoll sind

Die Prozesse in der Finanzwelt sind vielfältig. Oft reicht ein fertiger Agent, manchmal lohnt sich der individuelle Weg. Woran das liegt, hängt vor allem am Prozess selbst.

AI GENERATED

Standard-Agenten

Schnell nutzbar, wenn Prozess und System passen

Fertige Agenten sind schnell nutzbar, sobald ein Prozess dem gängigen Muster folgt und in Dynamics 365 abgebildet ist. Das trifft auf viele Kreditorenabläufe zu, ebenso auf klar definierte Spesenprozesse und typische Abstimmungen. Hier bringt der Standard rasch Wirkung, ganz ohne großen Aufwand im Vorfeld.

AI GENERATED

Individuelle Finance-Agenten

Wenn Prozesse komplexer sind als der Standard

Sobald ein Prozess vom Standard abweicht, lohnt sich ein maßgeschneiderter Agent. Das ist etwa der Fall, wenn mehrere ERP-Systeme im Spiel sind oder wenn Sonderprozesse über DMS und E-Mail laufen. Auch wenn eigene Freigaberegeln greifen, länderspezifische Vorgaben dazukommen oder besondere Dokumentationspflichten bestehen, stößt der Standard schnell an seine Grenzen. Gleiches gilt für die Übergänge zwischen Finance, Einkauf und Operations, an denen mehrere Bereiche zusammenarbeiten müssen.

Entscheidend ist nicht der Agent, sondern der Prozess

Ein Agent hilft nur dann, wenn er da ansetzt, wo bei Ihnen wirklich die Zeit verloren geht. Wie viele Funktionen er mitbringt, ist zweitrangig. Manchmal reicht dafür ein fertiger Standard-Agent, manchmal braucht es eine Eigenentwicklung. Was die beiden unterscheidet, zeigt die Seite „Was sind KI-Agenten“. Die wichtigere Frage kommt aber vorher: Wo im Prozess bringt ein Agent den größten Nutzen? Am richtigen Punkt schlägt schon eine einfache Lösung eine aufwendige, die am eigentlichen Problem vorbeiläuft.

Rahmen & Kontrolle

Was ein Finance-Agent darf, bestimmen Sie

Je mehr ein Agent im Tagesgeschäft übernimmt, desto wichtiger wird die Frage, in welchem Rahmen er das tut. Gerade im Finance, wo jede Buchung prüfbar bleiben muss, entscheiden vier Punkte über einen sicheren Einsatz. Sie legen sie fest, bevor der erste Agent produktiv geht.

Zugriff

Auf welche Systeme, Mandanten und Konten darf ein Agent zugreifen und auf welche nicht? Ein Rollen- und Rechtekonzept regelt das, wie bei jedem Mitarbeitenden im Rechnungswesen auch.

Freigabe

Was darf der Agent selbst anstoßen, und ab wann ist eine menschliche Freigabe Pflicht? Betragsgrenzen und klare Regeln legen fest, wo ein Vorgang automatisch weiterläuft und wo er zur Prüfung vorgelegt wird.

Nachvollziehbarkeit

Welche Rechnung wurde wann auf welcher Grundlage vorbereitet, und wer hat sie freigegeben? Jeder Schritt wird protokolliert und bleibt so für interne Kontrolle und Wirtschaftsprüfung belegbar.

Kontrolle

Lässt sich der Agent im laufenden Betrieb überwachen und bei Bedarf stoppen? Ausnahmen landen ohnehin beim Team, und die Verantwortung bleibt auch im Alltag beim Menschen.

Sie legen die Grenzen fest, wir richten sie ein.

Erstgespräch vereinbaren

Warum agenic

Warum Unternehmen Finance-Agenten mit agenic umsetzen

Ein Finance-Agent entfaltet seinen Nutzen nur, wenn Prozess, Daten und Technik zusammenpassen. Genau an dieser Schnittstelle arbeitet agenic.

FAQ

Häufige Fragen

Welche Finanzprozesse eignen sich besonders für KI-Agenten?

Besonders geeignet sind Abläufe, die häufig wiederkehren und viele manuelle Schritte erfordern. In der Praxis sind das oft die Kreditorenbuchhaltung, die Spesenabrechnung und die Kontenabstimmung. Als Faustregel gilt: Je mehr Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenkommen und je mehr Ausnahmen auftreten, desto größer ist der Nutzen.

Können KI-Agenten Buchungen selbst durchführen?

Sie können Buchungen vorbereiten und einen Vorschlag erstellen. Ob dieser Vorschlag automatisch verbucht wird oder erst nach einer Freigabe, legen Sie fest. In der Regel bleibt die endgültige Buchung eine bewusste Entscheidung des Finanzteams.

Wie bleibt die Kontrolle beim Finanzteam?

Ein Agent arbeitet innerhalb der Grenzen, die Sie ihm setzen. Sie bestimmen, auf welche Daten er zugreift, welche Schritte er allein erledigt und wo eine Freigabe zwingend ist. Jede Aktion wird protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, was auf welcher Grundlage passiert ist.

Welche Rolle spielt Ihr ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Finance?

Ihr ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Finance ist die Datengrundlage, auf der die Agenten arbeiten. Dort liegen Belege, Buchungslogik und Berechtigungen. Mehrere der beschriebenen Agenten sind bereits Teil dieser Umgebung, andere lassen sich ergänzen oder individuell entwickeln.

Was ist der Unterschied zwischen Finance-Agenten und klassischer Automatisierung?

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und eignet sich für Abläufe, die immer gleich verlaufen. Ein Finance-Agent kommt dort ins Spiel, wo der Kontext eine Rolle spielt, etwa bei unvollständigen Angaben oder bei Ausnahmen. Häufig ergänzen sich beide Ansätze im selben Prozess. Mehr dazu auf unserer Seite zur KI-Automatisierung.

Wo passt die Bank Automation Suite in moderne Finanzprozesse?

Die Bank Automation Suite ist auf banknahe Abläufe spezialisiert, etwa rund um Zahlungsinformationen und den Zahlungsverkehr. Sie ist kein KI-Agent, sondern eine bewährte Automatisierung, die das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance an diesen Stellen ergänzt. Im Zusammenspiel mit ERP und Agenten wird sie zum Baustein eines durchgängigen Finanzprozesses.

Ist Ihr Finanzbereich bereit für KI-Agenten?

Ein KI-Agent nimmt Ihnen die Buchhaltung nicht ab. Aber er sorgt dafür, dass weniger Schritte manuell erledigt werden müssen und Sie jederzeit nachvollziehen können, was in Ihren Finanzprozessen läuft. Die Antworten auf die folgenden vier Fragen geben Ihnen schnell Hinweise darauf, wo Sie mit Ihrem Unternehmen stehen:

Welche Finanzprozesse erfolgen heute noch größtenteils manuell?
Wo häufen sich Ausnahmen und Rückfragen?
Welche Daten liegen schon sauber im ERP?
Wo muss der Mensch aus Compliance- oder Kontrollgründen eingebunden bleiben?

Wo bei Ihnen der beste Einstieg liegt, finden wir am schnellsten gemeinsam heraus. Wir schauen uns einen Ihrer Prozesse an und Sie sehen, was ein Agent dort konkret übernehmen könnte.