Daten
werden manuell recherchiert oder übertragen
Potenzial
Warum Unternehmen trotz Digitalisierung noch Potenzial verschenken
Die meisten Unternehmen haben in den letzten Jahren kräftig digitalisiert. ERP und CRM laufen, Dokumente liegen digital vor, Teams arbeiten über gemeinsame Tools zusammen. Und trotzdem gibt es immer noch zahlreiche manuelle Schritte dazwischen. Jede einzelne Tätigkeit wirkt klein. Zusammengenommen kosten sie jedoch einen erheblichen Teil des Arbeitstags.
Informationen
werden aufgenommen und weitergeleitet
Entscheidungen
werden vorbereitet und warten auf Freigabe
Aufgaben
werden über mehrere Stellen hinweg koordiniert
Daten sind in den meisten Unternehmen längst reichlich vorhanden. Die eigentliche Aufgabe liegt darin, Informationen, Entscheidungen und Abläufe über das gesamte Unternehmen hinweg miteinander zu verbinden. Erst wenn das gelingt, entsteht aus digitalisierten Prozessen eine intelligent automatisierte Organisation.
Die meisten Unternehmen haben ihre Prozesse digitalisiert. Nur wenige haben sie schon intelligent automatisiert.
Definition
Was bedeutet KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Aufgaben und ganze Prozessschritte mithilfe von Künstlicher Intelligenz durchführen zu lassen. Sie kann bei einzelnen Tätigkeiten beginnen und bis zu durchgängigen Prozessen reichen, die mehrere Anwendungen und Unternehmensbereiche miteinander verbinden. Der Unterschied zur klassischen Digitalisierung liegt darin, dass Informationen nicht nur digital bereitstehen, sondern auch verstanden und weiterverarbeitet werden. Durch die Integration von KI werden Routinen abgenommen und Mitarbeitende bei den Entscheidungen unterstützt, die wirklich zählen.
Digitalisierung
Informationen digital verfügbar machen
Digitalisierung sorgt dafür, dass Daten und Informationen digital vorliegen und für weitere Prozesse verfügbar sind. Sie schafft damit die Grundlage für automatisierte Abläufe.
Automatisierung
Feste Regeln für digitale Abläufe
Klassische Automatisierung übernimmt klar definierte Arbeitsschritte nach festen Regeln. Sie eignet sich für wiederkehrende Abläufe, bei denen Entscheidungen einem vorgegebenen Schema folgen.
KI-Automatisierung
Zusammenhänge berücksichtigen
KI-Automatisierung verarbeitet Informationen im jeweiligen Kontext und berücksichtigt Zusammenhänge. So kann sie Entscheidungen unterstützen und Aufgaben situationsabhängig übernehmen.
Warum jetzt?
Leistungsfähige Sprachmodelle und eine neue Generation von Agententechnologien sind heute verfügbar, viele davon bereits eingebaut in Anwendungen wie Microsoft Dynamics 365 und Microsoft 365. Wo der Standard nicht ausreicht, binden wir ebenso individuelle Technologien ein. Was vor wenigen Jahren noch ein eigenes Entwicklungsprojekt bedeutet hätte, lässt sich inzwischen Schritt für Schritt in bestehende Geschäftsprozesse integrieren.
Warum klassische Automatisierung heute nicht mehr ausreicht
Klassische Automatisierung leistet nach wie vor hervorragende Arbeit – überall dort, wo Regeln eindeutig sind, Daten sauber strukturiert vorliegen und sich Abläufe zuverlässig wiederholen. An diesen Stellen bleibt sie auch weiterhin die erste Wahl.
Der Arbeitsalltag sieht häufig anders aus. Ein großer Teil der Prozesse steckt in E-Mails, Dokumenten, Gesprächsnotizen und Ausnahmen, die sich nicht in ein festes Schema pressen lassen. Hier kommt klassische Prozessautomatisierung an ihre Grenzen. Künstliche Intelligenz hingegen kann solche Inhalte lesen, einordnen und situationsabhängig darauf reagieren.
Klassische Prozessautomatisierung
KI-Automatisierung
Die drei Ebenen moderner KI-Automatisierung
Künstliche Intelligenz im Unternehmen wirkt auf drei Ebenen. Sie bauen aufeinander auf und lassen sich einzeln oder kombiniert einsetzen. Wie viele davon Sie brauchen, hängt vom jeweiligen Prozess ab – von der Unterstützung einzelner Mitarbeitender bis zur unternehmensweiten Orchestrierung von Abläufen.
KI-Assistenten
KI-Assistenten unterstützen bei der täglichen Arbeit. Sie beantworten Fragen, erstellen Entwürfe, werten Informationen aus und bringen umfangreiches Wissen in wenigen Sätzen auf den Punkt. Das bekannteste Beispiel im Microsoft-Umfeld ist Microsoft Copilot.
KI-Agenten
KI-Agenten gehen einen Schritt weiter. Sie übernehmen klar umrissene Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses, arbeiten dabei selbstständig und halten sich an die Regeln, die Sie ihnen vorgeben.
Intelligente Prozesse
Mehrere spezialisierte Agenten, Anwendungen und Systeme greifen ineinander. Informationen fließen zwischen Abteilungen, Aufgaben werden weitergegeben und nächste Schritte automatisch angestoßen. Einzelne Automatisierungen werden so zu größeren Abläufen – die Grundlage dafür, ein Unternehmen durchgängig zu automatisieren.
Einsatzfelder
Wo Unternehmen heute mit KI automatisieren
Am greifbarsten wird KI-Automatisierung im konkreten Geschäftsprozess. Besonders deutlich zeigt sich das heute in Finance, im Vertrieb und in der Lieferkette.
KI-Automatisierung in der Finanzbuchhaltung
In der Finanzabteilung binden Rechnungsprüfung, Zahlungsabgleich und die Vorbereitung von Abschlüssen viel Zeit. KI-Automatisierung übernimmt einen Großteil der wiederkehrenden Schritte und legt Ihren Mitarbeitenden nur noch das zur Freigabe vor, was wirklich eine menschliche Entscheidung braucht.
- 01Rechnung kommt per E-Mail
- 02KI liest die Inhalte
- 03Abgleich mit dem ERP
- 04Buchungsvorschlag
- 05Mensch gibt frei
KI-Automatisierung in Vertrieb und Service
Im Vertrieb entscheidet oft das Tempo. Kommt eine Anfrage herein, qualifiziert die KI den Kontakt, ergänzt das CRM und bereitet den nächsten Schritt vor. Ihr Team steigt genau dann ein, wenn es persönlich wird.
- 01Lead kommt über die Website
- 02KI qualifiziert
- 03CRM wird ergänzt
- 04Termin wird vorbereitet
- 05Vertrieb übernimmt
KI-Automatisierung in der Lieferkette
In der Lieferkette zählt jede Stunde, in der ein Problem früh erkannt wird. Meldet sich ein Lieferverzug, analysiert die KI die Folgen, informiert die betroffenen Stellen und schlägt Alternativen vor, bevor daraus ein größerer Engpass wird.
- 01Lieferverzug erkannt
- 02KI analysiert die Auswirkungen
- 03Stakeholder werden informiert
- 04Alternativen werden vorgeschlagen
- 05Maßnahmen werden koordiniert
Ihre volle Wirkung entfalten diese Beispiele, sobald die Bereiche zusammenspielen. Informationen aus einem Prozess stehen im nächsten direkt zur Verfügung und lösen dort die nächsten Schritte aus. Wie weit sich das treiben lässt, zeigt der nächste Abschnitt.
Unternehmen vollautomatisieren
Vom einzelnen Prozess zum vollautomatisierten Unternehmen
Bei der Vollautomatisierung werden einzelne automatisierte Aufgaben zu durchgängigen Abläufen verbunden. Ein Kundenauftrag stößt beispielsweise direkt die nächsten Schritte in Vertrieb, Service, Lieferkette und Finance an. Die benötigten Informationen gelangen automatisch an die richtigen Stellen, Aufgaben werden angestoßen und die beteiligten Bereiche arbeiten auf Basis derselben Daten weiter.
Mitarbeitende legen fest, welche Regeln gelten, welche Entscheidungen eine Freigabe brauchen und an welchen Stellen sie selbst übernehmen. Wiederkehrende Aufgaben und die Abstimmung zwischen den Systemen können KI-Agenten und automatisierte Abläufe übernehmen.
Je mehr dieser Abläufe ineinandergreifen, desto stärker verbinden sich die Prozesse eines Unternehmens über Abteilungen und Systeme hinweg. Aus einzelnen Automatisierungen entsteht so Schritt für Schritt ein Agentic Enterprise.
Damit Abläufe über Systemgrenzen hinweg zusammenspielen, müssen die beteiligten Anwendungen miteinander verbunden sein. Für viele gängige Systeme gibt es Schnittstellen und Add-ons bereits als fertige Bausteine, sodass Daten zwischen ERP, Dokumentenablage und Fachanwendungen fließen.
Durchgängige Automatisierung macht Unternehmen vor allem schneller und skalierbarer. Wenn mehr Aufträge, Anfragen oder Geschäftsvorfälle verarbeitet werden müssen, steigt der manuelle Abstimmungsaufwand nicht automatisch im gleichen Maß mit. Fachkräfte gewinnen Zeit für die Fälle, in denen Erfahrung, persönlicher Austausch oder eine bewusste Entscheidung gefragt sind.
Agentic Enterprise
Von Copilot zum Agentic Enterprise
Wo ein Unternehmen heute steht, ist ganz unterschiedlich. Manche nutzen einen Copilot für einzelne Aufgaben, andere lassen bereits komplette Prozessschritte eigenständig laufen. Das folgende Reifegradmodell hilft dabei, den eigenen Stand einzuordnen und den nächsten Schritt zu bestimmen.
- Stufe 1
KI liefert Antworten
Fragen stellen. Informationen erhalten.
- Stufe 2
KI unterstützt Prozesse
Vorschläge, Analysen und Empfehlungen.
- Stufe 3
KI übernimmt Aufgaben
Wiederkehrende Tätigkeiten werden automatisiert.
- Stufe 4
Agenten arbeiten zusammen
Mehrere spezialisierte Agenten koordinieren komplexe Abläufe.
- Stufe 5
Agentic Enterprise
Digitale Mitarbeitende sind fester Teil der Wertschöpfung.
Der Einstieg kann auf jeder dieser Stufen erfolgen. Ein Copilot in einem einzelnen Bereich kann ebenso der Anfang sein wie ein Agent für einen klar abgegrenzten Prozess. Mit der Zeit lassen sich weitere Aufgaben und Bereiche anbinden, bis daraus durchgängige, agentengestützte Abläufe entstehen.
Das Agentic Enterprise beschreibt diese Entwicklung auf Unternehmensebene: Menschen geben Ziele und Leitplanken vor, während digitale Mitarbeitende einen wachsenden Teil der operativen Abläufe übernehmen.
Rahmen & Kontrolle
KI-Automatisierung braucht Vertrauen
Sobald KI eigenständig Aufgaben übernimmt, wird eine Frage wichtiger als jede Funktion. Können Sie nachvollziehen und steuern, was dort passiert? Produktive KI-Automatisierung braucht deshalb von Anfang an klare Leitplanken.
Zugriff
Welche Daten dürfen genutzt werden?
Governance
Welche Regeln gelten?
Nachvollziehbarkeit
Warum ist eine Entscheidung so gefallen?
Kontrolle
An welchen Stellen bleibt der Mensch eingebunden?
Es entsteht durch Transparenz und die Möglichkeit, jederzeit einzugreifen.
Vertrauen braucht mehr als Versprechen.
Warum agenic
Warum Unternehmen KI-Automatisierung mit agenic umsetzen
Erfolgreiche KI-Automatisierung ist selten das Ergebnis einer einzelnen Technologie. Sie entsteht im Zusammenspiel von Geschäftsprozessen, Daten, Unternehmensanwendungen und Künstlicher Intelligenz. Dafür steht agenic.
Business Applications: Tiefe Erfahrung in ERP, CRM und den Prozessen dahinter.
Microsoft AI: Copilot, Agenten und die KI-Technologien des Microsoft-Ökosystems und darüber hinaus.
Software Engineering: Individuelle KI-Lösungen, wenn der Standard nicht ausreicht.
Connected Operations: Anwendungen, Daten und Prozesse intelligent miteinander verbinden.
Technologieoffen statt Plattformdenken
Unser Schwerpunkt liegt im Microsoft-Ökosystem. Wo eine Aufgabe eine andere Lösung verlangt, gehen wir aber auch darüber hinaus. Im Mittelpunkt steht immer der Prozess, den Sie verbessern wollen. Die Technologie richtet sich danach.
Ist Ihr Unternehmen bereit für KI-Automatisierung?
Wie schnell KI-Automatisierung in Ihrem Unternehmen Wirkung zeigt, hängt vor allem von vier Dingen ab.
- Prozesse: Sind Ihre Abläufe dokumentiert und die Verantwortlichkeiten klar?
- Daten: Liegen die nötigen Informationen digital vor, und stimmt die Qualität?
- Systeme: Können Ihre Anwendungen Daten austauschen oder gibt es Medienbrüche?
- Menschen: Gibt es Offenheit für KI, und sind die ersten Anwendungsfälle benannt?
Wo Ihr Unternehmen heute steht, zeigt eine kurze Einschätzung oft schneller als jede lange Analyse. In einem ersten Gespräch ordnen wir Ihren Stand ein und benennen den nächsten sinnvollen Schritt.
FAQ
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung verbindet Ihre Daten, Anwendungen und Prozesse mit Künstlicher Intelligenz. Anders als bei reiner Digitalisierung werden Informationen dabei nicht nur verfügbar gemacht, sondern verstanden und weiterverarbeitet. So lassen sich Routineaufgaben abnehmen und Entscheidungen gezielt unterstützen, ohne dass jeder Schritt von Hand angestoßen werden muss.
Was unterscheidet KI-Automatisierung von klassischer Automatisierung?
Klassische Automatisierung folgt festen Wenn-Dann-Regeln und braucht sauber strukturierte Daten. KI-Automatisierung versteht auch unstrukturierte Inhalte wie E-Mails oder Dokumente und reagiert situationsabhängig, ohne dass jeder Einzelfall vorher programmiert werden muss. Beide schließen sich nicht aus. Oft ergänzen sie sich sogar.
Welche Prozesse eignen sich besonders für KI-Automatisierung?
Gut geeignet sind Abläufe, die häufig wiederkehren, viel Zeit binden und heute manuelle Schritte erfordern. Typische Beispiele finden sich in der Rechnungsprüfung, in der Leadqualifizierung oder in der Überwachung der Lieferkette. Als Faustregel gilt: Je mehr Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden müssen, desto größer der Nutzen.
Brauchen wir dafür neue Software?
In den meisten Fällen nicht. KI-Automatisierung baut auf Ihren bestehenden Systemen auf, etwa auf Microsoft Dynamics 365, Microsoft 365 oder anderen Unternehmensanwendungen. Sie ergänzt Ihre IT-Landschaft, statt sie zu ersetzen.
Brauchen wir für KI-Automatisierung KI-Agenten?
Nicht zwingend. Viele Unternehmen beginnen mit einem KI-Assistenten wie Microsoft Copilot und automatisieren erste Aufgaben ganz ohne eigene Agenten. KI-Agenten kommen dann ins Spiel, wenn ein Prozess selbstständig ablaufen soll. Was Agenten genau leisten, erfahren Sie auf unserer Seite zu KI-Agenten.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Copilot und KI-Agenten?
Microsoft Copilot ist ein Assistent. Er unterstützt Ihre Mitarbeitenden, sobald diese ihn ansprechen. Ein KI-Agent arbeitet eigenständig an einer definierten Aufgabe und muss nicht bei jedem Schritt neu angestoßen werden. Vereinfacht gesagt hilft der Copilot beim Arbeiten, während der Agent selbst arbeitet.
Wie starte ich mit KI-Automatisierung?
Der sinnvollste erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Welche Prozesse sind dokumentiert, welche Daten liegen digital vor, welche Systeme sind bereits verbunden? Unser Agenten-Readiness-Check liefert dazu eine erste Einschätzung, aus der sich ein passender Einstieg ableiten lässt.
Welche Voraussetzungen sollten erfüllt sein?
Drei Dinge helfen besonders: dokumentierte Prozesse, digital verfügbare Daten und Systeme, die sich miteinander verbinden lassen. Nichts davon muss perfekt sein, um zu starten. Wichtig ist ein klar umrissener Anwendungsfall, an dem sich der Nutzen schnell zeigt.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?
Ja. KI-Automatisierung lässt sich datenschutzkonform umsetzen, wenn von Anfang an klar geregelt ist, welche Daten genutzt werden und wo Entscheidungen beim Menschen bleiben. Im Microsoft-Ökosystem stehen dafür Funktionen für Governance und Nachvollziehbarkeit bereit, die wir gemeinsam mit Ihnen einrichten.
Was kostet KI-Automatisierung?
Das hängt vom Umfang ab, von einzelnen automatisierten Aufgaben bis hin zu prozessübergreifenden Lösungen. Viele KI-Funktionen in Microsoft Dynamics 365 und Microsoft 365 werden nutzungsbasiert abgerechnet, zusätzlich zu Ihren bestehenden Lizenzen. Sinnvoll ist meist ein überschaubarer Einstieg, der mit dem Nutzen mitwächst.
Was bedeutet es, ein Unternehmen zu vollautomatisieren?
Ein Unternehmen zu vollautomatisieren bedeutet, wiederkehrende Abläufe und ganze Geschäftsprozesse möglichst durchgängig zu automatisieren. Informationen werden zwischen Anwendungen und Unternehmensbereichen weitergegeben, Folgeaufgaben automatisch angestoßen und KI-Agenten übernehmen definierte Aufgaben. Mitarbeitende legen Ziele, Regeln und Freigaben fest und übernehmen bei Ausnahmen oder Entscheidungen mit größerer Tragweite.
Ersetzt KI-Automatisierung Arbeitsplätze?
Im Vordergrund steht die Entlastung von Routine. KI-Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aufgaben, während Mitarbeitende Ziele und Leitplanken vorgeben und dort übernehmen, wo Erfahrung, Austausch oder eine bewusste Entscheidung gefragt sind. So gewinnen Teams Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt.
Wo kann KI in Ihren Prozessen ansetzen?
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